Principales retos de la empresa ante el registro horario laboral

Cabe recordar que esta medida obliga a anotar diariamente el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, midiendo así la duración de las jornadas y documentando tanto las horas extraordinarias como los descansos. Además, establece la obligatoriedad de la empresa a conservar esos datos durante cuatro años y a tenerlos a disposición de cada afectado, de sus representantes legales y de la Inspección.

Este nuevo registro de la jornada "se organizará y documentará", dice la norma, mediante "negociación colectiva o acuerdo de empresa". Y si esto no es posible, será el empresario quien decida tras consultar previamente a "los representantes legales de los trabajadores". Es decir, la negociación podrá ser a nivel sectorial o dentro de cada empresa.

Sin embargo, el decreto ley también hace un matiz en esta imposición a las empresas: el registro horario se tendrá que hacer siempre y cuando no cause "perjuicio" a "la flexibilidad horaria" que también contempla la norma.

Lo que aparentemente puede parecer sencillo, no está exento de dificultades cuando se lleva a la práctica. Uno de los mayores retos, según las empresas que formaron parte en este encuentro de la Comisión de RRHH de la Cámara Franco-Española, se encuentra en el área Comercial, un colectivo complejo cuya labor profesional se desarrolla fundamentalmente fuera del espacio de oficinas. Para ello, se comentó la importancia de establecer sistemas combinados físicos en las oficinas con aplicaciones móviles que permitan gestionar este control de la jornada laboral adaptándose a los diferentes colectivos existentes en la empresa.

Pero, ¿cuándo empieza y cuándo termina la jornada de un comercial? Según Carlos Martínez de Ventura Garcés López-Ibor, “si el comercial no tiene que acudir al centro de trabajo habría que empezar a contabilizar la jornada desde el momento en que coja el coche para dirigirse a su lugar de reunión. A la hora de comer debería pararse el tiempo de trabajo y después, una vez finalizada su labor por la tarde. En el caso de estar de viaje, el trayecto de vuelta al hotel,  si no está trabajando mientras lo desarrolla, debería determinar el fin de la jornada”. 

Sin embargo, existen algunas dudas al respecto entre tiempo de trabajo y estar a disposición del empleador. Como es el caso de guardias o viajes de trabajo en los que hay momentos en los que no se está trabajando pero sí se está en un determinado lugar por las obligaciones del puesto. La legislación actual no hace referencia a este asunto y deben ser las empresas las que cubran casos como éste creando, por ejemplo, plus por viajes. En este sentido, para los expertos Carlos Martínez y Patricia Navarro de Ventura Garcés López-Ibor, los inconvenientes que plantea esta nueva normativa vienen por la necesidad de redefinir el concepto de ‘tiempo de trabajo’. “Necesitamos modernizar la definición de tiempo de trabajo ya que no todo el tiempo de trabajo es igual”, aseguraba Martínez.

En estos casos, la cláusula de disponibilidad puede ayudar a gestionarlo a nivel de relato y comunicación, tanto para el trabajador como para el inspector.

Otro aspecto a destacar es que cuando hablamos de pausas, el Real Decreto no obliga a que éstas se contabilicen en el registro horario. Sin embargo, Inspección de Trabajo entiende que todo el tiempo entre la entrada y salida es tiempo de trabajo y, por lo tanto, dichas pausas no se computarían, lo que impactaría en la contabilización de horas extras si se diera el caso.

El teletrabajo es otro de los campos en los que se encuentran dificultades a la hora de registrar los horarios. En este sentido, “se trata de un proceso de confianza entre el trabajador y la empresa, en el que es clave delimitar muy bien por escrito los términos y hacer una labor de comunicación en positivo”, asegura Martínez.

Por otro lado, los expertos no recomiendan establecer sistemas que predefinan los horarios y los descansos, ya que puede resultar poco creíble de cara a una Inspección de Trabajo, por mucho que la intención de la compañía sea facilitar a los empleados la imputación de horas.

Esta relación de confianza debe trabajarse también en los casos de reducción de jornada y fomento de la conciliación. Con respecto a la contabilización de horas trabajadas el sistema es el mismo. Solo hay que registrar aquellas horas de trabajo efectivas dejando “muy claras las normas para que el empleado se sienta parte del proyecto y sus términos. En este sentido, es muy importante que los departamentos tengan unos criterios bien definidos para establecer dichas modalidades de trabajo”.

La desconexión digital fue otra de las inquietudes de las empresas asistentes. Un campo en el que los expertos de Ventura Garcés López-Ibor indicaron que es un terreno con mucho por hacer. Según los abogados, la normativa francesa es un claro ejemplo de hacia dónde vamos. “Actualmente la norma  se remite a la negociación colectiva y a la legislación laboral. A no ser que yo tenga regulado algo específicamente al respecto, existe un derecho genérico a la desconexión digital. Lo que creo que viene es una reforma del Estatuto de los Trabajadores en la que se incluirán aspectos muy parecidos a lo que ya se está haciendo en Francia”, asegura Martínez.

Este sistema de control de jornada ordinaria hace que sea más fácilmente controlable la gestión horaria de los trabajadores pero no se trata de algo nuevo, sino de una realidad que ya existía. 

De hecho, bien gestionada se puede presentar como una oportunidad. “No es todo tan oscuro o difícil como parece. Al principio todo cambio cuesta un poco pero todo va cogiendo otro color poco a poco. Hay que transmitir calma a los trabajadores y a los empresarios. Se trata de diálogo, comprensión y poner las cosas claras. En realidad se trata de gestión del talento”, asegura Patricia Navarro.  Cada vez más profesionales quieren poder disponer de una forma más flexible de su tiempo. Además, es una manera de identificar si los proyectos que se desarrollan son rentables y eficientes y permiten gestionar mejor el tiempo.

En definitiva, coincidían las empresas asistentes, la tendencia está encaminándose hacia que, gracias a la automatización, la robotización, la inteligencia artificial,  las jornadas se vayan reduciendo para que la gente pueda disponer de más tiempo libre, alcanzando así un sentimiento de bienestar que incidirá en una mejora profesional. Conceptos como mental health y bienestar organizacional serán cada vez más importantes para las empresas