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DATA ROOM, ¿de qué trata este servicio?

¡Toda la información necesaria para iniciarte a la Data Room!

El intercambio de información vía on line, las reuniones virtuales, el trabajo desde cualquier lugar que no sea la oficina y ¡tantas cosas más!, son cambios que vinieron para quedarse.

La rutina laboral vertiginosa nos insta a estar en varios lugares a la vez, sin la tecnología eso sería imposible. Hoy mientras presencialmente estoy en Madrid, puedo tener una conferencia on line con Francia.

Lo mismo ocurre en el manejo de información sustancial, de gran importancia, confidencial y sensible, que muchas veces sin las herramientas adecuadas no puede ser compartida con personas fuera de las instalaciones donde esta documentación se encuentra a resguardo.

Con la llegada de la DATA ROOM, este inconveniente pasó a ser anécdota.

Pero ¿a qué nos referimos cuando hablamos de DATA ROOM?

Data room significa “sala de datos”, y según Wikipedia, “son espacios utilizados para alojar datos, generalmente de carácter seguro o privilegiado. Pueden ser cuartos de datos físicos, cuartos de datos virtuales o centros de datos” ( en.wikipedia.org/wiki/Data_room).

Efectivamente de esto trata cuando nos referimos al servicio de data room virtual (VDR), es un espacio cerrado (virtual) para el intercambio, envío y almacenamiento de documentos e información, absolutamente seguro.

Los sectores que más utilizan este servicio son:

  • Bancos
  • Entidades Financieras
  • Laboratorios
  • Abogados, asesores
  • Empresas contables
  • Empresas que deseen compartir documentos o información confidencial con sus colaboradores o clientes.

¿Cómo funciona el servicio de data room?

Data room virtual es una plataforma web blindada como hemos mencionado anteriormente, dentro de la misma se podrá personalizar según cada gusto y decisión de cada empresa, se puede conseguir una apariencia profesional, subir el logotipo, personalizar las marcas de agua y las políticas e incluso los términos de uso para los diferentes usuarios a quienes se de acceso.

Se podrá organizar la carga de carpetas y archivos, para un mejor uso de la herramienta.

La invitación a usuarios estará abierta como también, los permisos otorgados (existen diferentes permisos de acceso en cuanto a restricciones).

Se podrán comunicar en forma segura dentro del data room, sin necesidad de utilizar el correo electrónico. Incluso se podrá supervisar lar preguntas y respuestas dadas en el VDR.

También, se podrá deshabilitar la impresión, captura de pantallas, descargas, etc.

Generación y descarga de la actividad de los usuarios y mucho más.

En conclusión, es una plataforma muy versátil, blindada, utilizada por empresas con alto nivel de intercambio de información sensible.

Para seleccionar un data room, ¿qué característica son indispensables?

Cada data room y cada proveedor ofrece un servicio con características y funcionalidades similares, pero la empresa contratante es quien debe definir sus necesidades para la selección del mejor servicio según sus requerimientos.

Resulta muy difícil poder indicar las características que debe contener la plataforma, ya que como mencionamos esto depende más de las necesidades y proyectos puntuales del contratante.

Cada proveedor podrá adecuar el servicio hasta un cierto punto, pero la decisión final estará en el cliente.

Pero un aspecto a destacar y tener en cuenta es que la plataforma debe tener un uso intuitivo, es decir fácil de usar y comprender, esto hará que la experiencia de usuario sea gratificante.

Una de las funciones de la data room consiste en subir, almacenar, compartir documentos, archivos e información de forma segura. Los archivos o documentos pueden ser de cualquier tipo, lo imprescindible es que la plataforma funcione de forma ágil y segura sin fallas.

¿Cuán importante es saber elegir un proveedor?

Es fundamental, tu proveedor debe asegurarte y demostrarte que cumple con todos los requisitos necesarios que tu empresa ha exigido para el contrato y servicio de data room. Además, estarás añadiendo un nivel de seguridad a los documentos confidenciales de tu negocio.

Es de suma importancia tener confianza en quien brinda el servicio, eso asegurará el éxito de la transacción.

Diferencia entre dataroom y otras opciones virtuales

Este servicio como hemos mencioando tiene la característica de poder compartir archivos de manera absolutamente segura. Es lo que diferencia las salas data room con otras opciones virtuales.

Guardar archivos en la nube, sí claro, es una solución, pero en este punto cada empresa que este pensando en contratar una sala de datos, deberá preguntarse cual es el objetivo que necesita alcanzar, y que necesidad tiene insatisfecha. Asimismo, otro punto a rever es si esos archivos o información pueden ser compartidos en redes poco seguras, o es preciso por el peso y calidad sensible de dicha información tener un espacio seguro y confidencial donde trabajar.

Esta característica es lo que diferencia un data room, de otras opciones digitales, una vez más, la decisión de adquirir este servicio dependerá de los proyectos y necesidades del contratante

Cuáles son las ventajas que aporta una plataforma de data room

  1. Alta seguridad
  2. Optimiza los procesos de intercambio de información
  3. Ahorro en costes de impresión
  4. Distribución inmediata de información
  5. Control de ingresos y limitación al acceso de información
  6. Personalización de la plataforma para un mayor provecho según necesidades individuales de cada empresa, proyecto o sector
  7. Ayuda a coordinar la comunicación
  8. Generación de informes y auditorias

En Everial la encargada de proveer este servicio desde el año 2011 es la compañía Brainloop AG, líder mundial en Data room Virtual y con sede en Alemania (Munich).

Es un proveedor con mucha experiencia en el mercado, con un servicio impecable, y por ello muchos sectores como laboratorios, bancos y grandes administraciones cuentan con data room de Brainloop desde hace años.

Concluyendo, intentamos por medio de un pequeño recorrido acerca de esta herramienta, acercarles información de interés y de importancia, para aquellos que desconocen esta posibilidad, como también para quienes conocen el data room pero necesitaban algo más de indagación.

Si te has quedad con dudas, o quieres más información al respecto, no dudes en contactarnos, estaremos complacidos de atender tus necesidades.

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